§ 1: Navn
Klubbens navn er: Havdrup Tennis Klub.
Dens hjemsted er Havdrup by i Solrød Kommune. Klubben er stiftet den 23. august 1988.
§ 2: Formål
Klubbens formål er at drive tennissport i Havdrup.
§ 3: Medlemskab af organisation
Klubben er medlem af SLTU (Sjællands Tennis Union, - under D.I.F. og Dansk Tennis Forbund), og er underlagt dennes love og bestemmelser.
§ 4: Optagelse af medlemmer
Alle kan blive optaget som medlem af Havdrup Tennis Klub. For at imødegå en eventuel for stor medlemstilgang i forhold til banekapaciteten, kan bestyrelsen begrænse optagelsen af nye medlemmer til personer, bosiddende i Solrød Kommune.
Alle personer over 18 år optages som seniormedlemmer med fuld tegningsret til banereservation. Alle personer, der er 18 år eller yngre ved årsskiftet, kan optages som ungdomsspillere med begrænset tegningsret til banereservation. Optagelse af umyndige, kræver samtykke fra forældre/værge.
Ungdomsspillere, der ønsker fuld tegningsret kan opnå denne ved at betale seniorkontingent. Som passivt medlem kan enhver optages. Kun aktive medlemmer må benytte tennisanlægget.
Regler for banereservation udarbejdes af spilleudvalget, der nedsættes af bestyrelsen.
§ 5: Kontingent og indmeldelsesgebyr
Foreningens kontingent og indmeldelses- gebyr fastsættes på den ordinære generalforsamling.
Kontingentet betales helårligt forud.
§ 6: Udmeldelse og eksklusion
Udmeldelse af klubben sker automatisk ved undladelse af kontingentbetaling indenfor den herfor fastsatte dato.
Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, når særlige forhold giver anledning hertil. Bestyrelsens beslutning kræver dog, at mindst 3 medlemmer af bestyrelsen stemmer for eksklusion.
Vedkommende skal, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse, have haft lejlighed til at fremføre sit forsvar, og kan kræve at spørgsmålet om eksklusion afgøres på den førstkommende ordinære generalforsamling. Endelig kan et medlem ekskluderes, når det efter forslag af mindst 10 medlemmer vedtages på generalforsamling. I alle tilfælde, hvor en eksklusion skal behandles på en generalforsamling, har vedkommende medlem krav på at få meddelelse herom senest 8 døgn før generalforsamlingen afholdes, ligesom medlemmet har adgang til denne, med ret til at forsvare sig.
Spørgsmålet om eksklusion skal optages som et særligt punkt på dagsordenen.
Generalforsamlingens beslutning om eksklusion kræver samme majoritet, som ved ændring af foreningens vedtægter, jfr. §13. Et medlem, der er ekskluderet i henhold til en generalforsamlings beslutning, kan kun optages som medlem ved en ny generalforsamlingsbeslutning. Her kræves samme majoritet som ved beslutning om eksklusion.
§ 7: Ordinær generalforsamling
Generalforsamlingen er den højeste myndighed i alle foreningens anliggender.
Den ordinære generalforsamling, der afholdes hvert år i marts måned, indkaldes med mindst 3 ugers varsel ved indkaldelse via medlemmers E-mail adresser. Dagsordenen bekendtgøres senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse. Forslag, der ønskes forelagt generalforsamlingen til vedtagelse, skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse, og disse forslag optages i dagsordenen.
Stemmeret har alle aktive medlemmer, der er fyldt 18 år og har været medlem af foreningen i de sidste 3 måneder før generalforsamlingen. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde.
Dagsordenen for den ordinære general-
forsamling indeholder følgende punkter:
Valg af dirigent.
Bestyrelsens beretning for det forløbne år.
Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse.
Fastlæggelse af kontingent og indmeldelsesgebyr.
Budget for det kommende år.
Behandling af eventuelt indkomne forslag.
Valg af formand.
Valg af kasserer.
Valg af øvrige medlemmer til bestyrelsen.
Valg af 1 revisor.
Valg af 1 suppleant og 1 revisorsuppleant.
Eventuelt.
Der kan på den ordinære generalforsamling kun træffes afgørelser vedrørende emner, der er optaget i den til medlemmerne meddelte dagsorden, herunder rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne.
Den valgte dirigent, der leder generalforsamlingen, afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandlingsmåde.
Alle valg og almindeligt foreliggende sager afgøres ved simpel stemmeflertal ved håndsoprækning. Dirigenten bestemmer afstemningsmåden, dog skal stemmeafgivningen foregå skriftligt, såfremt mindst 3 medlemmer eller dirigenten begærer det.
De på generalforsamlingen vedtagne beslutninger og behandlede sager indføres i foreningens forhandlingsprotokol.
§ 8: Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, såfremt mindst 1/3 af de stemmeberettigede medlemmer skriftligt stiller krav herom til bestyrelsen. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 1 måned efter, at begæringen er fremsat overfor bestyrelsen med oplysning om det/de emner, der ønskes behandlet.
Om indkaldelsesmåde og udsendelse af dagsorden gælder bestemmelserne i § 7, stk. 2.
§ 9: Valg til bestyrelse
Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til foreningens vedtægter.
Bestyrelsen består af en formand, en næstformand, en kasserer, og yderligere 3 - 5 medlemmer.
Desuden vælges 1 suppleant til bestyrelsen
Formanden og kassereren vælges ved direkte valg hvert andet år, således at formanden vælges på lige årstal og kassereren på ulige årstal. Øvrige bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år af gangen, således at op til 3 medlemmer vælges i lige årstal og op til 3 medlemmer vælges i ulige årstal.
§ 10: Konstituering - tegningsret
Bestyrelsen konstituerer sig snarest, dog senest inden 14 dage efter generalforsamlingen på et bestyrelsesmøde. Hvervet som kasserer kan ikke forenes med hvervet som formand, næstformand eller sekretær.
Bestyrelsen fastsætter selv forretningsorden.
Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer, hvoriblandt formanden eller næstformanden, er til stede, jfr. dog § 6 stk. 2.
I formandens forfald indtræder næstformanden i hans sted.
Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol.
Foreningen tegnes af formanden. Ved økonomiske dispositioner kræves dog underskrift af såvel formanden som kassereren. I alle sager, der angår køb, salg eller pantsætning af fast ejendom eller løsøre, tegnes klubben af formanden, næstformanden og kassereren i forening.
§ 11: Regnskab
Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
Bestyrelsen skal inden den 1. februar afgive driftsregnskab for den foregående år og status pr. 31. december til revisoren.
Driftsregnskabet og status bekendtgøres for foreningens medlemmer senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse.
§ 12: Revision
På den ordinære generalforsamling vælges for et år af gangen 1 revisor og 1 suppleant jfr. § 7.
Revisoren skal hvert år i februar gennemgå det samlede regnskab og se, at beholdningerne er til stede. Driftsregnskab og status forsynes med en påtegning.
Revisoren har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.
§ 13: Vedtægtsændringer
Forandringer af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 1/3 af foreningens medlemmer er til stede, og når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, skal bestyrelsen inden 14 dage med sædvanlig varsel indkalde til ny generalforsamling.
Hvis også 2/3 af de på denne generalforsamling afgivne stemmer er for forslaget, er dette vedtaget, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer, der er til stede.
§ 14: Foreningens opløsning
Bestemmelser om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling.
Til dennes beslutningsdygtighed kræves, at mindst ½ af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede, og til forslagets vedtagelse kræves, at mindst ¾ af de afgivne stemmer er for forslaget.
Opnås sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflerhed, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer, der er til stede.
På generalforsamlingen skal samtidig træffes bestemmelse om, hvorledes der skal forholdes med foreningens formue, herunder fast ejendom og løsøre, dog at simpelt stemmeflertal her er tilstrækkeligt.
I tilfælde af foreningens opløsning skal den formue, der er i behold, anvendes til idrætslige formål i Havdrup by.
§ 15: Gyldighed
Disse vedtægter er gældende for Havdrup Tennis Klub og godkendt af SLTU (Sjællands Tennis Union).
Havdrup, den 27. marts 2012.